Chega de "oi, tudo bem?" no WhatsApp!

Percebo que quanto mais EU consigo colocar em prática e quanto mais consigo que o OUTRO também entre nesse esquema de comunicação, tenho mais leveza nos meus dias.

Cada vez mais eu tenho adotado a comunicação assíncrona no trabalho e percebo que quanto mais EU consigo colocar em prática e quanto mais consigo que o OUTRO também entre nesse esquema de comunicação, tenho mais leveza nos meus dias. 

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Isso porque a comunicação assíncrona não exige aquilo que leva embora nossa energia e disposição: a disponibilidade imediata. O WhatsApp acabou trazendo isso para nossa vida. Esse hábito muito ruim de achar que todo mundo está disponível o tempo todo. Todo mundo carrega o celular para cima e para baixo, e isso dá uma falsa sensação de disponibilidade. 

"Ué, mas você está com o seu celular na mão. É só responder rapidinho". 

Já é uma piada entre meus amigos mais próximos, pois toda vez que preciso trabalhar com alguém que é do time do "oi, tudo bem?", eu sei que vou ter trabalho pela frente. O trabalho de tentar minimamente educar essa a pessoa a não falar comigo dessa maneira. Eu realmente não sei se a minha ação vai fazer a pessoa repensar a forma como ela se comunica, mas comigo pelo menos, em algum momento, ela vai passar a entregar toda a mensagem. 

Eu explico melhor. Quando a pessoa manda um "oi, tudo bem?" e não diz o que precisa, não diz o assunto que deseja tratar, ela espera que eu esteja 100% disponível para conversar com ela de forma síncrona, ou seja, em tempo real. E por que isso é ruim? 

Vamos lá: 

1- Porque a pessoa espera que eu esteja disponível 100% para falar com ela, no momento que ELA decidiu falar comigo. Essa comunicação não considera a disponibilidade do outro. 

2 - Porque ela atrasa a vida de todo mundo. Como eu não sei o que a pessoa quer falar comigo, eu preciso ficar avaliando se o tempo que eu tenho livre é suficiente para atender uma demanda que nem sei o tamanho. Pode ser que seja uma pergunta que eu responda em 2 minutos (e daí poderia ter resolvido naquele momento) ou pode ser uma demanda que leve 2 horas (e daí não posso fazer imediatamente). Sem saber o que a pessoa precisa, eu sempre deduzo que é uma demanda grande e deixo para responder num momento mais tranquilo. 

3 - Porque gera uma ansiedade desnecessária em quem recebe a mensagem. Será que é um pedido difícil? Será que é uma reclamação? Toda vez que eu vejo um "OI" seguido de nenhuma mensagem, meu coração já palpita e eu fico apreensiva achando que vem uma bomba pela frente. 

Comunicação assíncrona refere-se a métodos de comunicação em que os participantes não precisam estar simultaneamente presentes ou disponíveis para se comunicar.

Eu resolvei trazer esse tema para roda de conversa, pois durante o mês de Outubro estive em Budapeste e aqui o fuso é 5 horas a frente do Brasil. Mais do que nunca, precisei ser proativa em priorizar uma comunicação assíncrona com os clientes. 

Para evitar que eles entrassem em contato com pedidos urgentes num horário ruim pra mim, me organizei e me antecipei em muitas demandas, inclusive em contatos para verificar se estava tudo andando bem. 

O que eu fiz de diferente?

Já é comum que na segunda-feira eu faça uma revisão de todas as contas e demandas dos clientes. O que não eu não fazia era compartilhar com eles essa revisão. 

Numa estratégia de tentar receber antecipadamente os pedidos que eles por acaso possam ter, eu comecei a compartilhar essa revisão semanal também com os clientes. Algumas das comunicações seguem por e-mail, outras pelo WhatsApp mesmo. 

Percebi que esse meu primeiro contato semanal começou a deixar a semana toda mais tranquila. Senti que eu mesma estava dando o início em uma conversa assíncrona, que já estimulava o outro lado a pensar se tinha algum assunto para falar comigo e já adiantar o tema antes que ele se torne urgente. 

Estar no controle da conversa e já desenhá-la como assíncrona, dando muitos dados e sugestões já na mesma mensagem, estimula o outro lado a responder da mesma forma. Tá certo, às vezes nem sempre de primeira, mas em algum momento! 

Mas e o “Oi, tudo bem?”

Também mudei minha resposta padrão para esse início de conversa, que sempre me deixava ansiosa, irritada e furiosa com a pessoa que não é capaz de já dizer o que precisa num primeiro contato. 

O que mudou: a minha mensagem de resposta já é mais completa. Eu digo: 

Oi Fulano. Tudo bem sim e você?
Está precisando de alguma coisa? Se você puder já compartilhar o que precisa, eu respondo assim que puder. Abraços. 

O que não mudou: eu nunca respondo esse tipo de mensagem na hora, justamente para que a pessoa não se sinta confortável e pense que é uma comunicação que funciona. E eu também já sinalizo que vou responder assim que puder. 

E se você é a pessoa que manda "oi, tudo bem?" em mensagens de trabalho, faça um teste de começar a mandar a mensagem completa! Facilita a vida de todo mundo e a comunicação flui muito mais rápido! 

Quem sabe não organizamos um Workshop sobre Comunicação Assíncrona? Já deixo aqui a ideia que surgiu enquanto escrevia essa newsletter.

Um abraço,
Marcia Breda

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